トリミングサロン、ペットホテルにオススメ顧客予約管理システム6選

トリミングサロンやペットホテルを運営する上でとても大切でありながら、煩雑でコストがかかりやすいのが顧客管理や予約管理ではないでしょうか。予約管理は円滑にお店を営業する上でとても重要であり、顧客情報をしっかりと管理することはお店としての責任でもあります。

しかし、どちらも手動で行うのは非常に大変であり、予約の漏れや重複、情報漏洩など様々な問題が生じる可能性があります。

そこで今回は、トリミングサロン、ペットホテル事業者が顧客管理、予約管理システムを導入するメリットやデメリット、顧客管理、予約管理システムを選ぶポイント、そして具体的なおすすめの顧客管理、予約管理システムの紹介をします。

顧客管理、予約管理システム導入のメリット

トリミングサロンやペットホテルは少人数で運営している事業所も多く、メイン業務に加え事務作業など細かな作業を行う必要もあり、各スタッフの業務負担が大きくなりがちです。そんな時に顧客管理、予約管理システムを導入することで、様々なメリットを得ることができます。

予約管理の効率化

予約状況をリアルタイムで把握でき、ダブルブッキングを防止できます。また、オンライン予約が可能になり、営業時間外でも予約受付ができるようになります。予約状況が明確になることで、スタッフのスケジュール管理も容易になります。

さらに、キャンセルが出てもその枠に他のお客様が予約を入れてくれることもあり、キャンセル分の穴埋めもしやすくなります。

顧客情報の一元管理と満足度の向上

過去の利用履歴、施術内容、健康状態などペットに関することや、飼い主様の好みなどを個別に記録、管理ができ、ペットや顧客ごとのニーズに合わせて一貫したきめ細かいサービスを提供しやすくなります。これにより、顧客満足度や信頼度の向上も期待できます。

業務の効率化

手書きでの予約、顧客管理が不要になり、管理にかかる時間や人員を削減することができます。その分他の業務に時間を避けたり、残業時間の削減にも繋げられます。また、スタッフ間での情報共有も容易になり、共有漏れなどを防ぐこともできます。

さらに、予約フォームをカスタマイズすることで、必要な情報を事前に収集することができ、来店時の対応時間を削減しやすくなります。

リピート率の向上

定期的なトリミングの案内やペットホテルの閑散期のクーポン、誕生日クーポンの送付など、顧客フォローが容易になり、リピート率や稼働率を上げるための施策を行いやすくなります。さらに、来店の頻度やタイミングも把握しやすく、適切なタイミングでのアプローチが可能になります。

顧客データの活用が可能

顧客データを分析することができ、効果的なプロモーションや新サービスの企画を打ち出しやすくなります。売上や来店頻度などの統計情報を簡単に取得でき、経営判断に役立てることもできます。

事前決済でミスやキャンセル軽減

導入する顧客管理、予約管理システムや料金が確定するタイミングにもよりますが、事前決済ができる場合、当日の支払い対応の時間を削減できたり、つり銭の返し間違いなど金銭授受のミスを無くすことができます。

さらに、事前決済によりキャンセルの軽減にもつながります。

顧客管理、予約管理システム導入のデメリット

多くのメリットがある顧客管理、予約管理システムですが、デメリットもあります。デメリットに対しては対策も検討しながら顧客管理、予約管理システムをうまく活用していくことが必要になります。

コストがかかる

導入する顧客管理、予約管理システムによっては利用料が発生し経費が増えます。また、顧客管理、予約管理システム操作に慣れるまでに時間がかかり、慣れるまで業務効率が低下する可能性があります。費用対効果や顧客管理、予約管理システムの使いやすさなどをよく検討してから導入する顧客管理、予約管理システムを決めましょう。

顧客とのコミュニケーションの減少

オンライン予約が可能になることで、電話や対面での直接的なコミュニケーションが減少したり、顧客の人柄や要望を事前に把握しにくくなる可能性があります。そのため、来店時にコミュニケーションをしっかり取ることが大切になります。

顧客管理、予約管理システム依存のリスク

顧客管理、予約管理システムのトラブルなどで顧客管理、予約管理システムが使用できなくなった場合、予約、顧客管理ができなくなる、過去のデータが消失するリスクもあります。万一に備えてデータのバックアップや、顧客管理、予約管理システムが使用できなくなった際の対応を考えておく必要があります。

また、情報漏洩のリスクもあるため、セキュリティ対策が必須になります。

お客様の顧客管理、予約管理システム利用への抵抗

特に高齢の方などはオンラインでの予約に抵抗を感じる可能性があることや、使用方法の説明時間が発生する、従来の予約方法との併用が必要になり管理が複雑になる可能性があります。

無断キャンセルの増加

手軽にオンラインで予約ができる分、予約のキャンセルはもちろん、無断キャンセルが増える可能性があります。対策として、直前のキャンセルはキャンセル料を取れるようにする等のキャンセル規定を設けてもいいかもしれません。

顧客管理、予約管理システムにあると便利な機能

トリミングサロンやペットホテルが使用できる様々な顧客管理、予約管理システムがありますが、先に紹介したメリットが得られやすく、あると便利な機能を見ていきます。

予約管理機能

カレンダー表示での予約状況確認

トリミングサロンであればいつ、どのスタッフに、誰の予約が入っているか、ペットホテルではいつ、何頭予約が入っているかなどをぱっと見で確認できると予約状況を把握しやすくなります。
この機能があると空き状況がわかりやすくなり、ピンポイントで空いている枠の予約募集をSNSで行うなどの工夫ができるため、売上の向上にも役立ちます。

単品メニューや独自オプションメニューの設定

爪切りや肛門腺搾り、歯磨きなどの単品メニューのみの予約や、お店独自のメニューがある場合はメニューのカスタマイズができると便利です。

予約検索

お客様やペットの名前で予約検索ができると、該当のお客様から予約に関して連絡があった際に確認がしやすく便利です。予約の変更、キャンセル対応などもスムーズにできます。

顧客管理機能

飼い主様とペットの情報を紐付けた電子カルテ

お店の利用履歴や飼い主様、ペットに関する情報をまとめて管理できると業務の効率化やスタッフ間での情報共有にも役立ちます。注意点や飼い主様とのやりとりの内容、ペットの画像、カットの画像なども記録できると視覚的にも情報の共有ができ便利です。

さらには狂犬病や混合ワクチンの接種情報、病歴やアレルギー情報などの健康状態も併せて管理できると尚良いでしょう。

また、カルテは多頭飼いにも対応していると管理がよりラクになります。多頭飼いをしている家庭も増えてきていますので、ひとりの飼い主様に対して複数のペット情報を登録できる機能があるかどうかもチェックしておきたいポイントです。

売上管理・分析機能

日別、月別、年別での売上集計

手動で計算するよりもミスが少なく、計算する時間の大幅な削減にも繋がるため、業務負担を減らす点でもとても便利な機能です。また、日々の売上の推移や月ごとの変動、年間の傾向を素早く確認することができ、キャンペーンの打ち出しや経営判断に必要な情報もすぐに得ることができます。

スタッフ別、メニュー別の売上分析

スタッフ別に状況を把握できることで各スタッフの売上実績や強みや弱みを把握でき、必要な教育を明確にすることもできます。また、売上達成率や新規顧客獲得率なども把握できると、給与や特別報酬（賞与）を決定する際などの参考データにもなります。

新規顧客数、定着率、離客率の集計

サロンの現状を顧客の利用状況から数値で確認でき、経営判断の材料となります。新規顧客向けやリピーター向けのキャンペーンを行った際など、その効果の判断もしやすくなります。

また、定着率と離客率から、顧客満足度を間接的に評価することもできます。また離客率が多い場合には、サービス品質向上のための対策を検討する指標にもなります。

同意書・カウンセリングシート機能

カルテと紐づいた同意書の作成やカルテ内にカウンセリング情報を記録できると管理や検索がしやすくなります。さらに同意書など飼い主様と共有をしても問題のない情報は飼い主様側からも閲覧できると尚便利です。

顧客検索・絞り込み機能

飼い主様やペットの情報を検索できるのはもちろん、犬種や誕生日、年齢、来店履歴などの条件での検索機能があると限定的なターゲット向けのキャンペーンや来店促進のためのＤＭの送付などが可能になります。

マルチデバイス対応

パソコン、タブレット、スマートフォンでの利用ができることで、管理者は店内のパソコンやタブレット以外のデバイスからもアクセスでき、緊急時など柔軟な対応が可能になります。また、タブレットやスマートフォンで撮影した写真をそのまますぐに管理システムに取り込むことができると作業効率も上がります。

さらに、飼い主様もご自身が使用している端末で好きなタイミングで予約が可能になります。

お店にあった顧客管理、予約管理システムの選び方

多くの種類がある顧客管理、予約管理システムの中で、どの顧客管理、予約管理システムを導入すべきか悩むことも多いと思います。自店にあった顧客管理、予約管理システムを選ぶ上で、まずは顧客管理、予約管理システムで何がしたいか、今ある課題に対してどのように改善していきたいかを明確にしましょう。

また、コスト面も大切です。予算内でおさまる料金形態であり且つ、その管理システムを導入することで見込めるコスト削減がどれくらいかも考え、費用対効果が良いものを選びます。

さらには、カスタマーサポートや管理システムの使いやすさ、パソコンやタブレットの操作にあまり慣れていないスタッフでも使用できそうかなども検討して決めるのがおすすめです。

トリミングサロン、ペットホテル事業者におすすめの顧客管理、予約管理システム

ここからは具体的な顧客管理、予約管理システムを主な機能や料金形態を含めて紹介していきます。

「STORES（ストアーズ）予約」

STORES予約は、多様な業種に対応した予約、顧客管理システムです。

オンライン予約、決済機能、売上分析、顧客データ管理など幅広い機能がありますが、予約機能ではスタッフごとにメニューが設定でき、お客様は時間だけでなく、スタッフの選択も可能です。LINEやGoogleカレンダーなどとの連携もできます。

料金形態

初期費用、サポート費用はどのプランにも含まれており、完全無料のプランから大規模な予約も可能なエンタープライズまで5種類のプランが用意されています。

※年間契約にすると、上記の月額料金がお得になります。事前クレジットカード決済及びSTORES決済を利用した場合はそれぞれ別途決済手数料が発生します。

参考：STORES予約

「Square（スクエア）予約」

決済サービスSquareが運営する予約管理システムで、予約管理から決済までをサポートしてくれます。

オンライン予約、予約のリマインド機能、Instagramや​Googleとの​連携、顧客情報の自動作成、勤怠管理、タイムカード機能、メニューに加え店舗で販売する商品の在庫管理など、お客様の管理からスタッフ、在庫管理まで可能です。

料金形態

初期費用、サポート費用はどのプランにもかからず、完全無料のプランから様々な機能が使用できるプレミアムまで3種類のプランが用意されています。

※スクエアで決済をした場合、別途決済手数料が発生します。

参考：Square予約

「リザエン」

リザエンは、200業種以上のあらゆる業種に対応した予約管理システムです。

予約タイプを4種類から選ぶことができ、自店の予約形態に合ったものを選ぶことができます。トリミングサロンやペットホテルにも適した複数コマの予約枠を作成できる時間割タイプもあります。顧客管理、予約管理、集計、決済機能との連携以外にも予約ページを作成できる機能などもあります。ここでは、ページのイメージカラーやファビコン（ウェブブラウザのタブに表示されるアイコン）、画像、文言の設定などが可能です。

セキュリティ対策もしっかりとされており、大切なお客様の情報を安心して管理できます。

料金形態

すぐに使えるビジネス版とカスタマイズ性に優れたエンタープライズ版の二種類があります。

手軽に安価で使えるビジネス版の料金は月額15,000円（税抜）からとなっており、予約可能件数やオプション機能の有無によってプラスで料金が発生します。これに加え、初期費用が別途25,000円（税抜）かかります。

参考：リザエン

「Salon de One（サロンドワン）」

サロンドワンは、”これまでにない新発想の顧客管理システム”として、トリミングサロンやペットホテル向けの顧客管理、予約管理システムです。

主な機能としては、カレンダー表示での予約管理、多頭飼いにも対応した電子カルテによる顧客情報管理、カルテ検索、来店周期の表示、爪切りなど単品メニューの設定、年、月、日別、担当別など様々な切り口での売上集計や分析などがあります。

さらに、オプションとしてネット予約、LINE公式アカウントとの連携によるLINEからの予約やリマインド機能、着信のあった電話番号から自動で該当の飼い主様の電子カルテを表示できる電話着信連携機能、ペットホテルに特化した予約機能なども利用可能です。

料金形態

基本の月額料金に加え、利用するオプション機能ごとに月額料金がかかります。

参考：Salon de One（サロンドワン）

「PETSALON BOARD（ペットサロンボード）」

ペットサロンボードは、予約、顧客管理を一元化し、ペットサロンに特化した管理業務をサポートする顧客管理、予約管理システムです。

ウェブ上での予約管理、ウェブ上での空き状況公開、カルテ検索、スタッフ管理、予約情報と顧客情報が自動的にリンクされる機能などがあります。

料金形態

現時点では上記の機能を無料で使用できます。今後有料化される予定もあるようです。

参考：ペットサロンボード

「シェリービジネスポータル」

シェリービジネスポータルは、ペット業界（トリミングサロン、ペットホテル、ドッグトレーニング、動物病院など）のためのウェブ・オンライン予約システムです。動物取扱業に特化した機能が豊富に用意されているのが特徴です。

ペット業界でも10種以上の事業者で実際に利用されており、ペット業界ならではの複雑なメニュー設定やオプション、回数券（チケット）に対応しています。
さらには、顧客・カルテ管理、予約管理はもちろんのこと、売上分析、写真などのデータ共有、決済端末との連携や、LINEとシェリービジネスポータルを連携することで、自店のLINE公式アカウントに予約機能を埋め込むこともでき、飼い主側の使いやすさもしっかり考えられています。

また、情報漏えいに備え、強固なセキュリティ対策も行われている他、zoom、LINEを使用したオンラインでのサポートも充実しており、自店のページ開設時や運用後も不明点があれば、しっかりと対応をしてもらえる体制が整っています。

料金形態

初期費用、サポート費用はどのプランにもかからず、完全無料のプランからすべての機能が制限なく使用できるプロフェッショナルプラン、写真や動画を共有する際のストレージ容量が無制限になるアンリミテッドプランまで5種類のプランが用意されています。

参考：シェリービジネスポータル

まとめ

顧客管理、予約管理システムは店舗を円滑に運営する上で、とても大切なものになってきます。システムによっては費用が発生したり、慣れるまでに時間がかかるなどのデメリットもありますが、それ以上に業務の効率化ができ、トリミングサロンやペットホテルのメイン業務にかけられる時間が増えるなど、得られるメリットが大きいはずです。

今回紹介したサービスも含め、自店に必要な機能やコストを考え、お店に合ったシステムを導入してみてはいかがでしょうか。システム導入前に無料相談を受け付けているものもありますので、そういったサービスも活用し、疑問や不安を解消してから決定するのもおすすめです。